Automatizace procesů
Rutinu dělá systém, rozhoduje člověk
Procesy, které dnes stojí hodiny týdně, převezme systém. Spustí je čas, událost, e-mail nebo platba z banky. Vy zůstáváte tam, kde se rozhoduje.
Jeden běh
Takhle vypadá dopoledne, které za vás udělal proces
Faktura od dodavatele přijde e-mailem. AI ji přečte, systém spáruje s objednávkou a počká na jedno kliknutí. Pak jde k účetní.
Faktura od dodavatele · 30. 10. 2026
- 08:00Přišla faktura od dodavatelee-mail s přílohou PDF, proces se spustil sám
- 08:01AI přečetla dokladdodavatel, částka 12 400 Kč, splatnost 14 dní
- 08:02Spárováno s objednávkoupodle čísla objednávky a částky, doklad uložen k dodavateli
- 08:03Čeká na schválenífaktura 12 400 Kč, nákup kancelářského vybavení
- 09:15Schválenojedním kliknutím v administraci nebo v telefonu
- 09:16Předáno účetní, platba připravenav bance čeká příkaz k úhradě ke splatnosti
| Proces | Spuštěno | Kroky | Stav |
|---|---|---|---|
| Párování plateb z banky | 06:00 | 4 / 4 | hotovo |
| Faktura od dodavatele | 08:00 | 3 / 5 | čeká na schválení |
| Upomínky po splatnosti | 09:00 | 3 / 3 | hotovo |
| Obnovy smluv | 09:30 | 2 / 2 | hotovo |
| Doklady z e-mailu | 10:15 | 2 / 3 | běží |
Každý běh má záznam: co proces udělal, kde se zastavil a kdo co schválil.
Pro koho
Poznáte se v některé situaci?
Nerozhoduje velikost firmy, ale objem rutiny. Každá z těchto věcí jde převést na proces.
- Každý měsíc ručně párujete platby z banky s fakturami.
- Upomínky, obnovy smluv a výročí hlídáte v kalendáři nebo v tabulce.
- Doklady a sestavy chodí e-mailem a někdo je přepisuje do systému.
- Stejnou věc děláte pro každou objednávku, smlouvu nebo klienta znovu.
Spouštěče
Co proces spustí
Proces nečeká, až si někdo vzpomene. Spustí ho čas, událost ve firmě, e-mail, platba z banky nebo volání z jiného systému.
Hotové kroky
Z čeho proces skládáme
Firemní kroky máme hotové. Nový proces je jejich pořadí a podmínky, ne nový program.
- Párování plateb z bankypodle VS, částky a plátce
- Příjem dokladů z přílohPDF a obrázky bez přepisování
- Obnovy smluvs platebním předpisem
- Upomínky a penálepodle dnů po splatnosti
- Výběr smluv a fakturpodle stavu a lhůt
- Úkoly a schváleníproces počká na člověka
- E-maily a volání služebšablony, schránka, účetnictví
- Transformace a větvenípodmínky, filtry, podprocesy
Výhybky
Rutina projede sama, člověk řeší výjimky
Většina běhů skončí bez zásahu. Na výhybce se proces rozhodne podle dat; co nepozná, předá AI nebo člověku. Peníze a dokumenty ven odcházejí jen tam, kde to chcete schvalovat.
- E-mail s přílohou: doklad se uloží k dodavateli. Rozpoznán → spáruje se s objednávkou a jde k účetní bez zásahu. Nerozpoznán → AI zprávu zařadí, člověk rozhodne a vznikne úkol.
- Nová platba na účtu: spáruje se s fakturou podle symbolu, částky a plátce. Nalezena → zaplaceno bez zásahu. Nenalezena → rozhodne člověk.
- Každé ráno: kontrola splatností. Po splatnosti → upomínka ze šablony odejde sama.
Příklady
Tři procesy, které běží
Každý z nich dnes u některého klienta běží. Časy jsou z jednoho běžného dne.
Obnova smlouvy
- den −30Smlouva končí za měsíc
- den −30Platební předpis ze šablony
- den −29E-mail klientovi s QR platbou
- den −12Platba spárována, smlouva obnovena
Faktura po splatnosti
- den 10Upomínka ze šablony
- den 20Penále podle smlouvy
- den 45Podklady pro advokáta
- den 45Člověk rozhodne
Objednávka v e-shopu
- 12:04Zákazník zaplatil
- 12:04Sklad odečten, zásilka dopravci
- 12:05Feedy pro srovnávače obnoveny
- 12:05Faktura v účetnictví, e-mail zákazníkovi
Cena
Součást systému, ne příplatek
U systému na míru je automatizace součástí stavby a provozu za paušál. U hotových řešení (e-shop, studia, rezervační systém) jsou procesy v měsíčním paušálu. Rozsah naceníme po rozboru.
Otázky
Na co se ptáte nejčastěji
Kdo proces nastaví?
Co když některý krok selže?
Jde napojit náš stávající systém?
Kdo vidí data, se kterými proces pracuje?
Kontakt
Která rutina vás stojí nejvíc času?
Napište nám, co ve firmě děláte opakovaně. Řekneme vám, co z toho jde převést na proces a za kolik.